MyArkevia est un coffre-fort numérique qui permet de recevoir, de stocker et de conserver en ligne des documents sensibles comme les bulletins de paie, les contrats de travail, les attestations ou encore les relevés bancaires. Chaque compte donne accès à un espace personnel sécurisé qui reste disponible même après un changement d’employeur. Les documents y sont conservés pendant 50 ans avec une valeur probante reconnue, ce qui garantit leur fiabilité. Vous allez découvrir comment l’utiliser, quelles sont ses fonctionnalités clés, son niveau de sécurité, et en quoi cette solution se distingue des autres.
Sommaire de l'article
| Point clé | Détail utile |
|---|---|
| Type de service | Coffre-fort numérique pour documents RH et personnels |
| Documents pris en charge | Bulletins de paie, contrats, attestations, pièces d’identité, documents fiscaux |
| Durée de conservation | Jusqu’à 50 ans avec traçabilité et horodatage |
| Valeur juridique | Archivage à valeur probante (équivalent papier) |
| Accès | Portail MyArkevia 24/7, accès maintenu en cas de changement d’employeur |
| Sécurité | Authentification forte, chiffrement, conformité RGPD |
| Usage employeur | Dépôt automatique des bulletins via SIRH / API |
- Conservation des documents pendant 50 ans avec valeur probante.
- Accès personnel indépendant de l’employeur et disponible en continu.
- Dépôts automatisés des bulletins via les logiciels de paie et intégration SIRH.
- Authentification renforcée et conformité RGPD.
À quoi sert MyArkevia et quels documents peut-on y stocker ?
MyArkevia sert à réceptionner, classer et conserver vos documents RH et vos pièces personnelles dans un environnement sécurisé. Vous pouvez y stocker notamment vos bulletins de salaire, vos contrats de travail, vos avenants, vos attestations employeur, vos justificatifs fiscaux et, selon vos besoins, vos pièces d’identité. L’objectif est de centraliser vos documents administratifs avec une traçabilité complète et un horodatage fiable.
Comment créer un compte et accéder à MyArkevia ?
L’accès se fait via le portail MyArkevia. Pour une première connexion, vous utilisez les identifiants fournis par votre employeur (matricule ou code d’activation), vous définissez un mot de passe robuste, puis vous validez votre adresse e-mail. Pour les connexions suivantes, vous saisissez simplement votre e-mail et votre mot de passe sur la page d’accueil. En cas d’oubli, la fonction “Mot de passe oublié” vous permet de recevoir un lien de réinitialisation par e-mail.
Quelles sont les principales fonctionnalités proposées par MyArkevia ?
Les fonctionnalités proposées visent à faciliter l’usage quotidien et à garantir la pérennité des documents. On retrouve le dépôt automatique des bulletins par l’employeur, la classification intelligente, la recherche par mots-clés, l’horodatage et le scellement des fichiers, la traçabilité des accès, ainsi que des alertes de sécurité en cas d’activité inhabituelle. La plateforme assure également une conservation probante sur 50 ans conforme aux exigences réglementaires.
| Fonctionnalité principale | Utilité pour l’utilisateur |
|---|---|
| Dépôt automatique des bulletins | Réception immédiate des fiches de paie sans action manuelle |
| Horodatage et scellement | Intégrité des documents et valeur probante dans le temps |
| Recherche et classement | Gain de temps pour retrouver contrats et attestations |
| Traçabilité des accès | Vision claire de l’historique des connexions |
| Alertes de sécurité | Notification en cas d’activité suspecte |
| Accès multi-appareils | Consultation 24/7 depuis ordinateur et mobile |
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Quelle est la durée de conservation des documents sur MyArkevia ?
La plateforme garantit une conservation de 50 ans avec une traçabilité complète, un horodatage et un scellement des fichiers. Ces éléments inscrivent MyArkevia dans un cadre légal solide, donnant aux documents une valeur probante équivalente à celle d’un document papier.
| Élément | Garantie annoncée |
|---|---|
| Durée | 50 ans de conservation |
| Intégrité | Horodatage et scellement |
| Preuve | Valeur probante reconnue |
| Conformité | Respect du RGPD et des pratiques d’archivage électronique |
Comment se connecter à son espace MyArkevia en cas de problème ?
En cas de difficulté de connexion, il faut vérifier l’adresse officielle du site, puis utiliser la fonction réinitialisation de mot de passe via le lien reçu par e-mail. Si le compte est bloqué ou si une maintenance est en cours, il suffit d’attendre la remise en service indiquée avant de relancer la connexion. Le support en ligne propose également des étapes guidées pour retrouver l’accès.
MyArkevia est-il sécurisé et conforme aux obligations légales ?
MyArkevia met en place des mécanismes de sécurité avancés : authentification forte (avec possibilité de double facteur), chiffrement des données, traçabilité des dépôts et contrôle des accès. Le service respecte le RGPD et suit les bonnes pratiques d’archivage électronique afin de garantir la valeur probante des documents sur le long terme.
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Comment les employeurs utilisent-ils MyArkevia pour les bulletins de paie ?
Les employeurs intègrent MyArkevia à leurs logiciels de paie ou à leurs SIRH via une API. Les bulletins sont ensuite déposés automatiquement dans les coffres-forts individuels des salariés, avec des accusés de dépôt et une traçabilité complète. Ce processus réduit les erreurs, accélère les cycles de paie et assure la mise à disposition des documents dans un cadre légal conforme.
| Processus côté employeur | Bénéfice concret |
|---|---|
| Intégration SIRH / paie | Automatisation des dépôts et fiabilité des envois |
| Journalisation des dépôts | Traçabilité complète pour audit et contrôle |
| Coffre-fort salarié | Accès individuel sécurisé et pérenne |
| Conformité RGPD | Respect des obligations liées aux données personnelles |
Quels sont les avantages de MyArkevia par rapport à d’autres solutions ?
Par rapport à un stockage classique, MyArkevia garantit une conservation longue durée à valeur probante, une intégration aux systèmes de paie et SIRH, ainsi qu’une traçabilité complète adaptée aux documents RH. L’utilisateur garde son accès personnel même après un changement d’employeur, ce qui facilite la gestion de ses démarches administratives.
| Critère de choix | MyArkevia | Stockage classique |
|---|---|---|
| Conservation longue durée | 50 ans avec valeur probante | Durée variable, sans valeur probante |
| Intégration paie/SIRH | API et dépôts automatiques | Non prévu |
| Valeur juridique | Archivage probant et horodatage | Non garanti |
| Traçabilité | Journal complet des accès et dépôts | Historique limité |
| Accès salarié durable | Espace personnel conservé | Dépend du fournisseur |
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FAQ
1) MyArkevia convient-il pour les bulletins de paie et les contrats ?
Oui, la solution cible les documents RH comme les fiches de paie, les contrats et les attestations, avec une conservation longue durée et une valeur probante.
2) Combien de temps les documents restent-ils disponibles ?
Les dépôts bénéficient d’une conservation de 50 ans avec une intégrité garantie par horodatage et scellement.
3) Que faire en cas d’oubli de mot de passe ?
Il suffit d’utiliser la fonction “Mot de passe oublié” sur la page de connexion et de suivre le lien de réinitialisation reçu par e-mail.
4) L’accès reste-t-il actif si je change d’employeur ?
Oui, l’espace personnel reste accessible et continue à recevoir des documents si le nouvel employeur utilise la même solution.
5) Quels mécanismes de sécurité protègent mes données ?
Le service repose sur une authentification forte, un chiffrement, une traçabilité et des contrôles d’accès conformes au RGPD.
6) Comment les bulletins arrivent-ils dans mon coffre-fort ?
L’employeur dépose les bulletins via son logiciel de paie ou son SIRH, ce qui alimente automatiquement votre coffre-fort.
7) Puis-je ajouter d’anciens documents personnels au même endroit ?
Oui, vous pouvez centraliser vos anciens contrats et attestations dans votre espace personnel, en profitant des outils de classement et de recherche.